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Foxchip interface en temps réel sa gestion EBP et son CMS Prestashop avec le connecteur de Vaisonet et divise par 100 le coût de traitement de ses factures

Foxchip  propose  des  services  de  réparations  de  matériel  vidéoludique et électronique (tablettes, consoles de jeux et téléphones mobiles) et un vaste catalogue de produits dérivés liés à l’univers des jeux vidéo et des comics.
Via  sa  boutique,  son  site  e-commerce  et  sa  présence  sur  les  places  de marchés,  elle  gère  des  milliers  de  clients  venus  du  monde  entier.  Afin d’automatiser la gestion des flux entre son CMS Prestashop et son outil de gestion EBP OpenLine PME et, la société a déployé la solution E-connecteur de Vaisonet et peut à présent réconcilier les deux outils en temps réel.
Une  option  plus  que  gagnante  car  elle  a  permis  de  sécuriser  la  gestion  des  factures  et  d’en  réduire  les  coûts  de traitement mais aussi de libérer du temps et des ressources pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Le projet en quelques mots

Les enjeux :

  • Automatiser le traitement des factures et commandes en provenance du site web dans la gestion commerciale
  • Réconcilier la gestion commerciale et le site e-commerce sans changer de solution logicielle
  • Intégrer la dimension internationale de l’activité via la gestion multidevise
  • Dégager du temps et des ressources sur des tâches à plus forte valeur ajoutée

 

La solution :

  • E-connecteur de Vaisonet (Version EBP PME – Prestashop)
  • Contrat de maintenance et personnalisation

 

Les principaux bénéfices :

  • Réaffectation de deux personnes à temps complet sur de nouvelles tâches
  • Division par 100 des coûts de traitement des factures
  • Connexion en temps réel de la gestion et du CMS

 

Les chiffres :

  • 12.000 références articles
  • Un panier moyen de 20 à 30 euros
  • Entre 100 et 600 commandes/jour

 

FoxChip : un spécialiste de la réparation de consoles et de produits dérivés pour l’univers du jeu et des comics

Foxchip est née de la passion de son fondateur, Jérôme Goldstein, pour le secteur vidéoludique. A la fin de ses études en informatique, Jérôme dépanne ses amis en réparant et améliorant leurs consoles de jeux. Il va alors identifier un réel besoin et crée une microentreprise pour débuter cette activité alors assez peu répandue. Rapidement, le succès est au rendez-vous et Jérôme décide alors de créer sa société. Avec l’arrivée des technologies Internet, il va élargir à la fois son activité et son terrain de jeu grâce à la vente en ligne de ses services mais aussi de produits dérivés. A présent, il propose de nombreuses figurines et autres goodies via son site marchand ainsi que sur les principales places de marché.  Pour faire face à la croissance de l’entreprise, il va développer une nouvelle version de son site e-commerce sous Prestashop et s’équiper d’une gestion commerciale auprès de l’éditeur EBP.

 

« Dans notre activité de vente de produits dérivés, nous gérons entre 100 et 600 commandes par jour pour un panier moyen assez bas», explique Jérôme, fondateur de la société. « Notre activité est naturellement multicanal. Une partie des ventes est effectuée en magasin et est gérée avec la gestion commerciale EBP. La plus grande partie des commandes est gérée via la plate-forme Prestashop qui nous permet de vendre à travers le monde entier et sur des places de marché. »

 

Les enjeux : avec un panier moyen de 30 euros, 600 commandes/jour et 90% de visiteurs uniques, comment réduire le temps et le coût du traitement des factures sans changer de système d’information ?

 

Afin de mieux piloter son activité et centraliser ses factures dans un outil avant transfert en comptabilité, Foxchip avait fait le choix de ressaisir les factures issues du CMS dans la solution EBP, avec les contraintes liées au traitement manuel des factures. « A l’époque, nous occupions deux personnes à plein temps pour réaliser la saisie quotidienne des factures et le coût de traitement des factures pouvait représenter jusqu’à 5% du montant de la commande », se souvient Jérôme.

 

Il est important de noter que notre panier moyen étant de 20 à 30 euros avec 90% de visiteurs uniques, le nombre de factures passe régulièrement la barre des 500 chaque jour, le tout sur près de 12.000 références produits. La saisie devenait de plus en plus chronophage avec le risque d’erreurs lié au traitement manuel.

 

L’équipe se met alors en quête d’une solution permettant de connecter en temps réel les deux applications logicielles mais avec une contrainte forte : ne changer ni le logiciel de gestion ni le CMS.

 

La solution : gérer automatiquement et en temps réel, les flux de factures entre le CMS Prestashop et la gestion EBP, tout en garantissant l’évolutivité du connecteur

 

Développeur de formation, Jérôme comprend vite qu’il lui faut trouver une solution clé en main et découvre alors la solution E-Connecteur éditée par Vaisonet. Le côté « plug and play » et universel de la solution va le séduire ainsi que le professionnalisme des équipes de Vaisonet. « La solution permettait de ne pas changer d’outils logiciels et d’automatiser, donc de sécuriser les échanges de flux entre les deux outils, » précise Jérôme. « De plus, des paramétrages clés en main étaient disponibles pour les deux outils que nous utilisions : EBP et Prestashop. Et Vaisonet pouvait nous garantir la pérennité de la solution grâce à une mise à jour permanente du connecteur au gré des évolutions des plates-formes logicielles. » La solution E-connecteur de Vaisonet va alors être déployée sur le site et fait ses preuves rapidement.

 

Grâce à son ouverture et sa souplesse, la solution va même pouvoir être adaptée pour répondre à un besoin plus en plus crucial de FoxChip : la gestion du multidevise. L’entreprise fait face à une forte croissance sur les marchés étrangers et doit gérer des factures émises en euros, en livres sterling, en dollars mais aussi en yen, en dollars canadiens ou en pesos mexicains.   L’équipe de Vaisonet va réaliser un développement spécifique pour intégrer cette fonctionnalité dans le connecteur tout en garantissant l’évolutivité de la solution en cas de mise à jour.

 

Ainsi, lorsque FoxChip décide de s’équiper début 2017 avec la solution OpenLine PME d’EBP, la montée de version va se dérouler en toute transparence sans aucune modification du connecteur.

 

Les bénéfices : sécurisation des flux, gestion multidevise et réduction par 100 des coûts de traitement des factures

Depuis la mise en place d'E-connecteur de Vaisonet, Jérôme se dit très satisfait de son choix fonctionnel et technologique et a pu constater de nombreux bénéfices liés à l’outil. « Le premier bénéfice constaté est l’automatisation de la gestion des flux de factures », souligne-t-il. « En effet, grâce au connecteur de Vaisonet, les deux personnes qui géraient à plein temps les factures ont pu être affectées à des tâches à vraie valeur ajoutée pour l’entreprise. De plus, nous travaillons en toute sérénité avec la solution de Vaisonet car nous savons que grâce au contrat de maintenance, nous bénéficions toujours d’une version à jour, et ce même en cas de mise à jour de notre gestion commerciale ou de notre CMS. » De plus, le dirigeant se sent parfaitement soutenu par Vaisonet avec qui il confirme qu’il entretient « des relations très bonnes car les équipes sont très réactives et maitrisent vraiment leur sujet et leur solution. »
 

Et Jérôme de conclure :

Grâce au E-connecteur de Vaisonet et à l’implication de leurs équipes, nous avons divisé par 100 le coût de traitement des factures et gagné en fiabilité, ce qui a un impact direct sur notre compte résultat.

 

A propos de FoxChip

Fondée en 2005, FoxChip est le spécialiste de la réparation de matériel vidéoludique et électronique (tablette, consoles, smartphones) et de la vente de produits dérivés et de goodies dans l’univers des jeux vidéo et des comics. L’entreprise dispose d’un site marchand et d’un magasin et rassemble une clientèle venue des 4 coins du monde.

Site web : www.foxchip.com

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