Au sommaire
I. Prérequis
Avant d’établir un devis par e-mail avec le logiciel EBP quelques prérequis sont à prendre au préalable pour garantir la précision et l’efficacité du processus.
Assurez-vous, dans un premier temps, que le logiciel EBP est correctement installé sur l’ordinateur avec lequel vous souhaitez générer le devis.
Ensuite, vérifiez que les paramètres de configuration dans EBP sont correctement définis, notamment les informations relatives à votre entreprise, les taux de TVA, les coordonnées bancaires, les paramètres liés à la messagerie électronique, etc. Pensez à saisir correctement les informations relatives aux clients et aux articles dans la base de données d’EBP. Cela inclut les adresses e-mail des clients.
Vous devrez peut-être personnaliser le modèle de document utilisé pour générer le devis. Alors, assurez-vous que les informations telles que le logo de l’entreprise, les coordonnées, les termes et conditions sont correctes.
Pour finir, vérifiez que les conditions générales de vente (CGV) sont correctement paramétrées
II. Envoyer un document de vente par e-mail et le personnaliser
Notez que les termes exacts et les emplacements des options peuvent varier selon la version d’EBP que vous utilisez. Afin de recevoir des instructions plus précises, je vous recommande de consulter la documentation spécifique à votre version ou de contacter le support technique d’EBP si nécessaire.
Tout d’abord, assurez-vous d’avoir créé le devis que vous souhaitez envoyer par e-mail, ouvrez-le et saisissez toutes les informations nécessaires, y compris les détails du client, les articles, les prix, etc.
Avant de l’envoyer, assurez-vous d’enregistrer le devis afin que toutes les modifications soient prises en compte.
Ensuite, cherchez une option dans le menu ou la barre d’outils qui vous permet d’envoyer le devis par e-mail. Cette option pourrait être libellée “envoyer par e-mail”, “envoyer le document” ou quelque chose de similaire.
Certains logiciels EBP permettent la personnalisation de votre e-mail. Vous pourriez donc avoir la possibilité d’ajouter un message personnalisé, de vérifier les détails de l’e-mail, et d’ajuster les destinataires. Une fois que vous l’avez personnalisé, assurez-vous de valider toutes les informations. Ensuite, envoyez le devis par e-mail en utilisant l’option appropriée.
Veillez à toujours vérifiez dans la boîte d’envoi de votre logiciel EBP que l’e-mail contenant le devis a été envoyé avec succès. Certains logiciels fournissent également des confirmations d’envoi. Si nécessaire, suivez le statut de l’e-mail envoyé.
III. Configuration du serveur SMTP dans EBP
La configuration du serveur SMTP dans EBP dépend de la version spécifique du logiciel que vous utilisez. Cependant, vous trouverez ci-dessous comment vous pouvez configurer généralement le serveur SMTP pour l’envoi d’e-mails dans EBP.
Pour commencer, ouvrez le logiciel EBP et accédez à la section des paramètres. Cela peut être appelé “options”, “configuration” ou quelque chose de similaire, puis recherchez une section liée à la configuration du courrier / courriel.
Ensuite, trouvez les champs spécifiques pour la configuration du serveur SMTP. Vous devrez généralement fournir : le serveur SMTP, c’est l’adresse du serveur SMTP fournie par votre fournisseur de messagerie. Le port SMTP, il est utilisé pour la connexion au serveur SMTP. Le port par défaut pour SMTP est généralement 25, mais cela peut varier. L’authentification, certains serveurs SMTP nécessitent une authentification. Si tel est le cas, assurez-vous de fournir le nom d’utilisateur et le mot de passe associés à votre compte de messagerie.
Suite à cela, certains logiciels EBP offrent la possibilité de tester la configuration du serveur SMTP. Utilisez cette fonctionnalité pour vous assurer que la connexion au serveur SMTP est établie avec succès. Puis, une fois que vous avez configuré le serveur SMTP avec succès, enregistrez les paramètres pour les appliquer.
Une fois la configuration terminée, vous devriez être en mesure d’utiliser l’option d’envoi par e-mail pour vos documents, tels que les devis, factures, etc.
