Pour créer un avoir avec EBP, suivez ces étapes générales. Veuillez noter que les termes spécifiques peuvent varier en fonction de la version d’EBP que vous utilisez, alors, assurez-vous de consulter la documentation appropriée pour votre version du logiciel.
Au sommaire
I. Créer un avoir d’achat depuis la liste des factures
Afin de créer un avoir d’achat depuis la liste des factures, connectez-vous à votre logiciel EBP et accédez au module de gestion des ventes ou de facturation.
Ensuite, sélectionnez la facture à annuler. Il vous faut identifier la facture d’achat pour laquelle vous souhaitez émettre un avoir.
Suite à cela, vous allez créer l’avoir en choisissant l’option “créer un avoir” dans l’onglet des ventes ou des factures. Attention, il se peut que vous n’ayez pas exactement les mêmes options selon votre version EBP. Dans ce cas, sélectionnez une fonction similaire.
Remplissez les détails de l’avoir après l’avoir créé en sélectionnant la facture d’achat d’origine. Puis saisissez les articles ou services pour lesquels l’avoir est émis. Enfin, indiquez les quantités et les prix appropriés.
Validez et enregistrez votre avoir. Il vous faut valider l’avoir en vous assurant que tous les montants sont corrects et bien saisis. Vous pourriez par la suite être invité à confirmer ou ajuster les montants en fonction des politiques de l’entreprise ou des paramètres du logiciel. N’oubliez pas d’enregistrer l’avoir.
Ensuite, générez le document d’avoir en vérifiant s’il inclut les informations nécessaires comme les montants remboursés et les numéros de facture associés.
Pensez à conserver une copie de l’avoir pour vos archives et assurez-vous également que les comptes sont mis à jour afin de refléter l’annulation de la facture.
Pour finir, si votre système EBP est intégré à un logiciel de comptabilité, assurez-vous de transmettre les informations d’avoir à la comptabilité pour la gestion appropriée des transactions.
Ces étapes devraient donc vous guider pour créer un avoir avec EBP.
II. Actions à réaliser sur les avoirs des clients
Pensez à informer le client de l’émission de l’avoir et mettez à jour les comptes clients pour refléter l’avoir émis.
III. Actions à réaliser sur les avoirs de fournisseurs
Informez le fournisseur de l’émission de l’avoir et mettez à jour les comptes fournisseurs pour refléter l’avoir émis.
Ensuite, veuillez-vous assurer que la comptabilité est informée et que les enregistrements comptables sont corrects.
Si l’avoir concerne des biens physiques, assurez-vous que les niveaux de stock sont ajustés en conséquence.
Pour finir, si votre système EBP est intégré à un logiciel de comptabilité, transmettez les informations d’avoir à la comptabilité.
