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Comprendre la synchronisation des stocks avec Vaisonet E-connecteur

Voici une vidéo explicative sur les stocks dans une gestion commerciale et ses impacts sur le site E-commerce.

 

Voici la transcription de la vidéo

 

Bonjour à tous !


Dans cette vidéo je vais vous présenter comment E-connecteur va permettre de mettre en musique la gestion de stock entre un site e-commerce (Prestashop, WooCommerce, Magento…) et un logiciel de gestion commerciale type EBP ou la ligne 100 de SAGE.

 

Les différents types de stock en gestion commerciale

Il faut d’abord savoir que dans une gestion commerciale il y a 2 notions de stock.
La première est le stock, appelé aussi parfois stock physique ou stock réel. Tous ces termes représentent la même entité, c’est à dire le nombre de produits qui sont physiquement présents dans les entrepôts.

La seconde notion de stock, c’est ce qu’on va appeler le stock virtuel. Selon les logiciels de gestion, ça peut être aussi le stock à terme par exemple. Il correspond au stock physique que vous avez dans l’entrepôt, plus les commandes fournisseurs, moins les commandes clients.

C’est le stock que vous aurez dans les entrepôts une fois que vous aurez reçu toutes les commandes fournisseurs et que vous aurez expédié toutes les commandes clients.

Cette notion a une importance car, selon le délai de réapprovisionnement, vous pouvez avoir un stock réel qui est significativement différent du stock virtuel.
Deuxième point, dans un logiciel de gestion commerciale, vous avez des pièces de vente de type « commande ». On parle ici de commande de vente, c’est-à-dire une commande client. Cette commande-là ne va pas décrémenter le stock physique, elle va décrémenter le stock virtuel.

Une commande client, vous pouvez la passer en facture, auquel cas le stock virtuel ne va pas bouger, on va aller décrémenter directement le stock réel. Autre cas possible, vous pouvez passer par une étape de bon de livraison et ensuite de facturation. Dans ce cas, le bon de livraison client va aussi décrémenter le stock réel (ou stock physique), mais bien entendu à la facture le stock réel ne sera pas décrémenté une deuxième fois.

 

Le stock sur un site e-commerce

Maintenant, on va se pencher sur la question côté site e-commerce. Sur un site e-commerce, le processus est beaucoup plus simple ! Vous avez la commande client, qui, dès qu’elle est passée, va automatiquement décrémenter le stock. Il n’y a qu’une seule valeur de stock dans un site e-commerce, c’est le stock physique.

 

Optimiser son stock avec E-connecteur

Passons ensuite à E-connecteur. E-connecteur va pouvoir synchroniser soit le stock réel soit le stock virtuel.

La question est donc : qu’est-ce qui est le plus pertinent pour le site e-commerce ?

Il faut savoir que sur un site e-commerce, avec la loi sur l’économie numérique (LCEN), vous êtes tenu d’informer vos clients de la date de livraison prévue. Pour arriver à livrer à une date précise, il faut connaitre le stock. Mais le tout est de savoir quel stock : est-ce le stock virtuel ou le stock réel ?

Cela va dépendre de vos réapprovisionnements : si vous faites livrer en containers de Chine qui arrivent en 2 voire 3 mois de bateau, le stock virtuel n’a pas trop d’intérêt pour vous. Par contre, si vous fabriquez ou que vous êtes livré en 24/48h, le stock virtuel peut avoir plus d’intérêt. Là réside le premier enjeu au niveau de la configuration E-connecteur pour choisir le type de stock qu’on va utiliser.

Il y a ensuite le processus de vente. Une commande e-commerce peut alimenter soit une commande client, soit une facture, éventuellement des devis, mais ce sont des cas un petit peu plus rares. Vous allez tout de suite voir où je veux en venir : si la commande e-commerce on l’importe sous forme de commande, on va aller décrémenter le stock virtuel, mais pas le stock physique. Si on importe la commande sous forme de facture, on va décrémenter le stock réel.

On va prendre un cas pratique : vous avez un produit, une quantité de 1 qui est en stock et vous avez la commande sur le site internet. Vous décidez d’importer ça sous forme de commande en gestion. Si vous avez suivi jusqu’ici, on va avoir sur le stock physique une quantité de 1, une commande internet et une commande importée en gestion. Concernant le stock virtuel, on a toujours 1 au moment de la commande internet mais 0 au moment où la commande sera importée en gestion.

Si vous mettez plusieurs jours pour passer de l’étape de la commande à celle du bon de livraison ou de la facture sur la gestion, vous allez avoir une nouvelle synchronisation sur le site e-commerce. La nouvelle synchronisation du stock va soit mettre 0 soit mettre 1. Si vous avez opté pour le stock réel, vous allez conserver 1 sur le site internet et vous allez potentiellement vendre un autre produit que vous n’avez pas en stock, et sur cette commande-là vous n’allez pas pouvoir tenir les délais que vous avez annoncé.
Une première option serait d’utiliser le stock virtuel si c’est possible dans votre contexte d’utilisation. L’autre possibilité, c’est de remplacer la commande en gestion par une facture : le cas va donc changer, et le stock réel, ainsi que le stock virtuel, vont donc passer tout de suite à 0. Ainsi, lorsqu’on resynchronise, on ne va pas vendre un produit que l’on n’a plus. Sur ce mode de fonctionnement là, on va être le plus proche possible du stock réel sur le site internet.

Maintenant, si vous passez très rapidement de l’étape de commande client à celle du bon de livraison ou de la facture, il n’y aura aucun problème pour que vous utilisiez la commande sur le site internet. L’enjeu maintenant, que vous avez compris, l’impact sur la gestion de stock, c’est définir où vous allez travailler. Vous avez globalement 2 modèles de travail : soit vous gérez les expéditions dans le logiciel de gestion commerciale, soit vous allez les gérer sur le site internet. Donc, une fois que vous avez statué sur ce qui est le plus facile et le plus pratique pour vous en termes de gestion des expéditions, il va falloir définir, dans la configuration e-connecteur, à quel moment on va importer la commande du site internet.

Vous avez plusieurs statuts de commandes sur un site internet. Par exemple sur du Prestashop, vous allez avoir le « paiement accepté », on sera assez tôt dans le processus, « en cours de traitement » … Il y a d’autres statuts comme « livré », « expédié » … tout ça est personnalisable et dépend donc du CMS e-commerce.
Si vous traitez des commandes assez tôt dans le processus de commande expliqué précédemment, vous allez plutôt les importer sous forme de commandes dans le logiciel de gestion commerciale, car vous allez faire ça sous forme de bon de livraison. Une fois que c’est importé dans le logiciel de gestion commerciale, vous allez changer de statut pour mettre plutôt en expédié ou en livré.

Si, au contraire, vous voulez gérer les commandes depuis le back-office du CMS e-commerce, vous allez plutôt faire les expéditions dans le logiciel de gestion, et vous importerez donc les commandes une fois expédiées au statut « livré ».

Merci de votre participation à ce webinaire !
 

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