Bienvenue dans ce troisième chapitre de la formation sur la qualité des données.
Quand on intègre un site e-commerce dans un logiciel de gestion commerciale, dans un ERP, dans un système d’information, c’est pour automatiser les échanges de données et on veut que les échanges de données se passent bien. Pour que ça se passe bien, il faut impérativement veiller en amont du projet à avoir une bonne qualité de données de part et d’autre.
Alors qu’est ce que ça veut dire une bonne qualité de données?
Je vous donne un exemple trivial avant de rentrer dans les détails. Si vous définissez que, par exemple, le numéro de téléphone doit avoir strictement dix chiffres, parce que vous ne vendez qu’à des clients français, on a forcément dix chiffres et qu’il est impératif pour vous que vos commerciaux puissent rappeler vos clients, vérifiez les numéros de téléphone pour qu’ils aient bien dix chiffres et pas qu’on mette pas des chiffres farfelus comme que des zéros par exemple. Il va falloir valider ça.
Donc quand vous êtes sur le site e-commerce, on va définir des règles de validation du numéro de téléphone pour qu’il soit au standard de votre système d’information. Alors bien sûr, les éléments peuvent être plus complexes que ça.
Je voudrais vous donner plusieurs exemples.
Le premier que l’on rencontre le plus fréquemment et qu’on oublie, c’est en plus excessivement important parce que si vous ne connaissez pas cela, vous pouvez perdre 20 % de marge sur vos produits: les règles fiscales. Alors oui, on va parler de fiscalité, de TVA au sein de l’Union européenne, c’est un peu rébarbatif, mais c’est un point essentiel à comprendre. Quand on vend sur un site e-commerce qu’on est commerçant, on peut vendre au sein de l’Union européenne. Et quand on vend à des entreprises, on vend hors TVA, hors taxes. Quand on vend à des particuliers, on va vendre avec la TVA. Pour être exonéré de TVA quand on achète, il faut saisir son numéro de TVA intracommunautaire et en tant que vendeur, vous devez vérifier que ce numéro de TVA intracommunautaire est valide, pour permettre la vente hors taxe. Si vous avez un numéro de TVA absent ou invalide, faux, vous allez être redevable de la TVA à l’Etat alors que votre client ne l’a pas payée. Et donc vous allez perdre le montant de la TVA en marge parce que vous allez être redevable de la TVA.
Il est donc essentiel en amont sur le site e-commerce même indépendamment de l’intégration avec un système de gestion et de comptabilité, de vérifier avec exactitude le numéro de TVA intracommunautaire. Si vous aviez toutefois des numéros de TVA intracommunautaire, quand vous essayez de mettre ça en comptabilité, ça ne marchera pas, les logiciels de comptabilité vont les refuser. Donc la bonne qualité des données, ça sert à ça, à permettre une chaîne d’acceptation des données de part et d’autre. Et ce n’est que de la logique. Pourquoi vous accepteriez sur un site qui e-commerce des numéros de TVA intracommunautaire qui sont faux? Aucune raison. Après, les usages sont un petit peu différents.
Le deuxième exemple que je veux vous donner, c’est sur la gestion de stock. On trouve dans un site e-commerce des stocks qui sont des nombres entiers. Il n’y a pas de site e-commerce qui gèrent des nombres à virgule. Pourtant, nombre de gestions sont capables de gérer des stocks à virgules parce que par exemple, on peut vendre des produits en vrac. Et on va vendre 1,2 kilos d’un produit. Sur le site e-commerce, ce n’est pas possible. Donc si vous voulez dire que votre logiciel de gestion commerciale envoie sur votre site les valeurs de stocks et qui cherche à envoyer les 1,2 kilos parce que c’est le stock qui reste, ça ne va pas marcher. Donc il va falloir unifier votre façon de gérer les stocks. Si vous gérez des stocks à virgule d’un côté, pourquoi vous ne le gérez pas sur le site internet? Ça peut être compliqué. Mais la solution peut être bien plus simple. Au lieu de gérer des kilos, vous gérez des grammes et au lieu de devoir envoyer 1,2 sur le site ecommerce, qui va le refuser, vous envoyez 1000 de ça et vous vendez au gramme, quitte à faire de l’affichage au kilo si vous préférez.
Un autre point important pour rester sur la thématique du poids si vous expédiez vos produits en fonction du poids et que vous faites un tarif en fonction du poids du colis, il est important d’avoir le poids de chacun des articles pour faire la somme et trouver le poids du colis. Si sur le site vous attendez des poids en grammes et que dans votre logiciel de gestion vous avez des poids en kilos et que vous cherchez à les envoyer, ça ne va pas marcher. Il va falloir uniformiser les unités.
Il est donc essentiel d’avoir une bonne qualité de données et de gérer ça en amont avant de connecter les outils, car ce sera beaucoup plus facile à gérer. Il va falloir nettoyer les données pour vérifier l’absence de doublons, par exemple, les unités qui doivent être homogènes, les façons de travailler, par exemple le stock. Est-ce qu’il s’agit de stocks entiers ou un nombre à virgule? Il va falloir homogénéiser votre façon de travailler entre le site e-commerce et votre système d’information.
