Nous avons maintenant une bonne qualité de données. Il va falloir définir ce que l’on appelle son workflow de travail.
Le workflow de travail, ce n’est ni plus ni moins que le déroulé, l’enchaînement des actions que vous faites pour:
- acheter le produit
- enrichir la fiche produit pour qu’en termes de compréhension client, de photo, d’image, cela devienne vendeur.
- comment vous allez les mettre en vente sur sur le site internet? Vous allez les vendre, comment une fois cette vente faite, vous allez l’expédier? La facturer ? Et éventuellement vous réapprovisionner?
Et donc ce workflow de travail, c’est ça. Vous allez définir toutes les étapes qu’il vous faut pour créer le produit, l’avoir sur votre site ecommerce, le commander, le fabriquer, le livrer. Et où allez-vous faire ces actions là? Ça peut être sur le site et ça peut être dans un logiciel de gestion commerciale, dans un logiciel de gestion de la fabrication et éventuellement dans un WMS qui va vous permettre de gérer des entrepôts. C’est cela qu’il va falloir définir : quelles sont les différentes tâches de la responsabilité, de quel logiciel et quels sont les impacts (notamment sur la gestion de stock)?
A un moment vous allez avoir un stock produit. Il va être commandé par votre client. A partir de quand allez-vous décrémenter votre stock? Est ce que vous le décrémenter dès qu’il y a eu une commande client (parce que vous réservez votre stock pour le client, parce que vous allez l’expédier rapidement derrière)? Ou est-ce que vos clients, par exemple, sont des professionnels et vous prenez toutes les commandes dans la semaine pour faire une seule expédition, auquel cas vous allez peut-être pouvoir libérer le stock pour un client qui va être plus urgent, qui va être pressé parce qu’il y a une livraison express.
Ces questions-là sur les stocks sont stratégiques et elles doivent être inclues au niveau du workflow pour définir quel type de pièce va déclencher la réduction du stock lors d’une vente.
Je détaille un petit peu cela. Typiquement, quand vous avez un logiciel de gestion commerciale, un ERP, vous allez décrémenter le stock quand il est expédié. C’est à dire que quand vous avez une commande, vous ne décrémentez pas le stock de votre logiciel de gestion, vous allez le décrémenter quand vous allez faire un bon de livraison et/ou une facture. Si vous choisissez (je vous donne un exemple de workflow), de faire les expéditions dans votre ERP, dans votre logiciel de gestion commerciale et pas sur votre site ecommerce, vous allez avoir tendance à importer très tôt dans le process, dans le workflow, la commande ecommerce dans votre logiciel de gestion. Donc une commande ecommerce, dès qu’elle est payée, va être importée sous forme de bon de commande dans votre logiciel de gestion. Là, votre stock n’est pas décrémenté, il va être décrémenté quand vous passez sous forme de bon de livraison. Donc ne mettez pas 48 h pour basculer une commande dans votre livraison. Sinon, ce modèle-là, ce workflow, n’est pas adapté pour vous.
Ces questions-là, il faut vous les poser pour définir ce qui va vous permettre d’avoir le stock le plus à jour possible sur votre site ecommerce pour donner la bonne information à vos clients tout en vous permettant une bonne gestion.
La définition du workflow est essentielle. Je ne vous donnerai pas de recette miracle durant cette formation, c’est à vous de la trouver selon votre méthodologie de travail, vos équipes et votre façon de travailler. Bonne réflexion.
